Todas las novedades de Office 2016

Tres años después de la presentación de Office 2013, Microsoft renueva por completo su suite de productividad más popular con un objetivo claro: adaptarse a una nueva forma de trabajar y pasar del entorno individual, al que hasta ahora estábamos acostumbrados, al entorno colectivo.

Es decir, Microsoft quiere que los usuarios tengan más fácil poder trabajar en equipo con aplicaciones como Word, Excel, Powerpoint, Outlook… Y todas aquellas que integran el nuevo Office, que se define como “más móvil, más social, más inteligente, más personal y más seguro”.

Es cierto que los modelos de trabajo han cambiado por completo. En cualquier oficina –o el usuario en su casa– se utilizan cada vez más los dispositivos móviles para trabajar. También se guardan las distintas versiones de los documentos en la nube para poder acceder a ellos desde cualquier lugar o que sean otros usuarios quienes los completen.

Para hacer que ese nuevo entorno de trabajo sea más productivo, Microsoft lanza el nuevo Office 2016, que ya está disponible en todo el mundo y que en España fue presentado por la nueva presidenta de Microsoft España, Pilar López. Como ya sucediera con la versión anterior, es más un conjunto de servicios conectados que una suma de aplicaciones individuales. Esto tiene ventajas e inconvenientes.

Microsoft integra Office 2016 –para poder utilizarlo es necesario contar con Windows 7 o una versión superior– dentro de una oferta de servicios mayor, Office 365, que incluye las aplicaciones de escritorio 'tradicionales' como Word, Excel, PowerPoint…  Y otros servicios como almacenamiento en la nube con OneDrive  y herramientas colaborativas como la red social para el trabajo Yammer.

Office 365 requiere una suscripción anual o mensual que permite al usuario descargarse en su ordenador estos programas y utilizarlos durante el tiempo que dure su suscripción. El usuario standard tendría que pagar 10 euros al mes o 100 euros al año para poder acceder a Office 365 con una licencia 'Hogar'.

¿Quiere decir esto que no puede comprar una licencia de Office 2016 únicamente? Podrá hacerlo, sí, pero Microsoft quiere migrar hacia un modelo de comercialización que pase por la suscripción a la suite Office 365, en favor de un trabajo más colaborativo. De todas formas, el usuario podrá adquirir también, a partir de 120 euros, su licencia para siempre, sin necesidad de suscripción. Sin embargo, habría funcionalidades conectadas con Office 365 que no podría utilizar. Esto está causando algo de confusión entre los consumidores.

Pero aparte de eso, ¿cuáles son las novedades que presenta el nuevo Office 2016? Las más destacadas son:

• Trabajo en grupo y coautoría. Los usuarios pueden estar trabajando en un mismo documento de Word, una presentación en PowerPoint o un archivo de OneNote en tiempo real e ir viendo los cambios que hacen los demás usuarios. Además, gracias a la integración de los programas de Office 2016 con Skype, pueden compartir una conversación de mensajería instantánea o una videollamada sin salir de la pantalla en la que se encuentra el documento. Del mismo modo, se podrán crear grupos dentro de Outlook 2016 para hablar con las personas que estén trabajando en un mismo documento fomentando así la colaboración.

• Auto-aprendizaje. Las aplicaciones de Office 2016 funcionan con un motor inteligente que, a medida que el usuario las utiliza, aprenden sus patrones de conocimiento. Esto le llevará a que puedan proponerle acciones automáticas, como el filtrado de correos más interesantes para él en Outlook o la búsqueda de información relevante de una manera proactiva basándose en sus actividades más comunes.

• Multidispositivo. El usuario puede disponer de sus documentos en cualquier dispositivo (ordenador, tableta, teléfono móvil…) independientemente de con cuál los haya creado, y con una experiencia de uso muy similar en todos ellos. Gracias al almacenamiento en Office 365, sus documentos siempre se encuentran actualizados (no hay peligro de estar utilizando una versión antigua) y puede acceder a ellos desde cualquier lugar en el que se encuentre.

• Refuerzo gráfico. Excel 2016 experimenta un auténtico lavado de cara para incorporar la posibilidad de hacer nuevos gráficos y extraer más información visual de los datos.

• Integración con Cortana. Del mismo modo que Apple tiene su asistente de voz Siri, el de Microsoft se llama Cortana. Ahora éste se conecta con los programas de Office 2016 para atender las órdenes de voz que le pueda dar el usuario y ayudarle a realizar acciones que no sepa cómo acometer.

• Actualización constante. Los usuarios que utilicen los programas de Office 2016 suscritos al servicio de Office 365 tendrán actualización constante del software, lo que les dará acceso a nuevas herramientas y funcionalidades, así como a la resolución de posibles errores que pudiera tener.

• Seguridad. Office 2016 incorpora una funcionalidad nueva, 'Data Loss Prevention', que evita la pérdida de datos críticos en aplicaciones como Word, Excel y Outlook.